会社案内
ビジネスで、名刺の次に基本的な営業ツールといえば「会社案内」(フリーランスであれば「業務案内」)。名刺だけでは伝え切れなかったあなたの仕事内容を、明確に相手へ伝えるためのものです。
会社案内の一番の目的は「会社について知ってもらうこと」ですが、同時に、きちんとした会社であることを印象付け、信用を得る役割も担っています。

会社案内」をより効果的な営業ツールとするためには、単に「会社の概要が書いてあるだけの資料」にしないこと。あなたの商品・サービスのメリットやセールスポイントを効果的に伝える「販売促進のための営業ツール」と考えましょう。仕事の依頼につながる会社案内を作ってビジネスチャンスを広げてください。
 

■書くべき内容は「会社概要」と「業務内容/商品説明」

会社案内は大きくふたつのパーツで成り立っています。ひとつは、会社の基本的な情報である「会社概要」の部分、もうひとつは、あなたの商品・サービスについて詳しく触れる「商品説明(商品の場合)/業務内容(サービスの場合)」の部分です。ここでは、自分でパソコンのワードなどの基本的なソフトウェアを使用して作成し、プリントすることを前提に、その考え方、作り方について解説していきます。

■「会社概要」を作る:会社の基本事項を整理する

まずは、会社の基本事項を整理しましょう。一般的な「会社概要」に盛り込まれているものには、以下の項目があります。順番に書き出しておきましょう。

●社名/屋号
●会社所在地
●TEL/FAX
○Eメール/ホームページのURL
●代表者氏名
○役員氏名
●設立日
●資本金
●事業内容
○社員数
○会社のビジョン、ミッション
○取引先銀行
○取引先企業
○会社沿革
●お問合せ先
(●は必要事項、○はあれば書いたほうがいい事項)

■「商品説明/業務内容」を作る ―1:PRポイントを整理する
会社案内の核となるのがあなたの商品・サービスを説明する「業務内容/商品説明」の部分です。PRポイントをわかりやすく伝えるために、以下の項目をPRポイント整理シートにまとめてみましょう。
 
商品・サービスの機能・概要
 
→商品・サービスの説明を簡潔に
ターゲット顧客
 
→どんな人(企業)向けのものなのか
商品・サービスの特長・強み
 
→PRポイント
他社との差別化ポイント
 
→PRポイントの中で他社に比べて秀でている点は?
料金体系
PRポイント整理シートはこちら
 
■「商品説明/業務内容」を作る ―2:効果的な文章を書く

上記の項目が整理できたら、早速、「商品説明/業務内容」のページに書き込んでいきます。下記の点に気をつけながら文章を書いていきましょう。

わかりやすい言葉、表現にする
できるだけ専門用語は使わない。難しい漢字や語句もNG。業界知識があまりない人が読んでもメリットが伝わるようにする。

文章は短く、シンプルに!
長い文章はなかなか読んでもらえないもの。一文を短くする、項目毎に見出しをつけてトピックスを拾いやすくするなどの工夫を。

できるだけ絵や図を使う
絵や図があったほうが理解しやすいものは図式化する。目で見てすぐに理解できるようにしておくことが大事。

具体例・数字(データ)、グラフ等を入れる
客観性・具体性を持たせることで理解が深まり、あなたの会社や商品・サービスの信頼性も高まる。


■ページの体裁を整える

最後にページ全体のレイアウトを整える作業を行います。それぞれのページの先頭に「会社概要」「商品説明/業務内容」のタイトルを大きく入れて、ページも区切ります。追加で表紙を作成し、最後のページに問い合わせ先としてあなたの連絡先を明記すれば出来上がりです。プリントしたものは製本しても、レールホルダーなどにファイリングしてもOKです。
 

  ●W O R K S H O P
参考になる会社案内の例
  ●AC-profile
参考になる会社案内の例

■会社案内をもっと効果的に使うために ―1:補足資料を添える

どんなによくできた会社案内でも、あなたの事業内容を100%理解してもらうのは難しいものです。自分の言いたいことが7割ぐらい伝わったら合格と考えましょう。会社案内で説明し切れなかった項目は、別の補足資料で説明します。例えば、価格表や商品・サービスの詳細、オプションのメニューなどは、(商品・サービス)企画書やパンフレットなど別の資料として用意しておきましょう。フリーランスとして活動しており、自分自身が商品・サービスです!という方は、「スキルシート」や「過去の作品集・記事」、自分の実績を細かく記載した「プロフィールシート」等を添えましょう。

■会社案内をもっと効果的に使うために ―2:WEB等と連動する

せっかくよく出来た会社案内があっても、会社案内を渡しただけで即、仕事につながることはなかなかありません。もっと効果的に仕事の依頼につなげるために、以下に例として挙げたようないくつかの仕組み・仕掛けを連動させましょう。

会社案内を渡してから1週間後に、メールや電話で連絡をとって質問などがないか聞いてみる。
会社案内の中に「向こうから連絡したくなるような割引や期間限定サービスの案内」等を入れておく。
会社案内の最後に秘密のパスワードを書いておき、ホームページにアクセスするように誘って「無料のレポート」「お試しサンプル」などのプレゼントを用意しておく。

 
■外部に制作を依頼する
自分でかっこいい会社案内を作る自信がない、やっぱりプロに制作を頼みたいという人は会社案内を制作してくれる会社に依頼しましょう。依頼の前に、前述の<PRポイント整理シート>を利用して、自分の商品・サービスの特長や盛り込みたい内容を整理しておくとスムーズに依頼できます。

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